Privacyreglement

Beschrijving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op Woonerf Luscinia.

Oktober 2022

Hieronder geven wij u een beschrijving wat deze wet inhoudt en welke afspraken wij hierover gemaakt hebben.

In het kader van de privacy hebben wij te maken met de AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze gaat over de ‘bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens’. 

Belangrijk is daarbij, dat wij als Woonerf Luscinia ons terdege bewust zijn,  dat wij als kleinschalig woonzorgproject informatie over onze bewoners/dagbesteders verzamelen die privacy-gevoelig is. Denk aan NAW-gegevens, bsn-nummer, omschrijving problematiek, doelen, medicatiegebruik, etc. 

Daarnaast heeft u een aantal rechten, en zijn wij als Woonerf Luscinia verplicht een aantal zaken te regelen.

Welke rechten heeft u als ouders/vertegenwoordigers:

Recht op inzage. 

U heeft uiteraard recht op inzage in het dossier van de bewoner/dagbesteder. 

Recht op correctie en verwijdering. 

Mocht u het niet eens zijn met omschrijvingen in bijvoorbeeld de rapportage die wij over de bewoner/dagbesteder maken, dan kunt u vragen dit te corrigeren of verwijderen. Veel van de gegevens zoals overeenkomst, evaluaties en zorgplannen worden al door u getekend en dus voor akkoord bevonden. 

Het Recht op dataportabiliteit .

Ouders/vertegenwoordigers kunnen makkelijk over de gegevens, die wij over de bewoner/dagbesteder hebben, beschikken en evt doorgeven aan een andere organisatie. Wij maken het voor u makkelijk door de meeste gegevens digitaal te bewaren. Hierdoor kunt u makkelijk over gegevens beschikken en doorgeven aan een andere organisatie. Dit doen we al door u bijvoorbeeld de evaluatieverslagen en het zorgplan toe te sturen. Of wij vragen u of wij dit mogen doorgeven. 

Recht om een klacht in te dienen.

Ouders/vertegenwoordigers kunnen een klacht indienen bij AP (Autoriteit persoonsgegevens) indien u het niet eens bent met betrekking tot “hoe Woonerf Luscinia omgaat met uw gegevens”. 

Wat moet Woonerf Luscinia  doen: 

Een overzicht van de verwerkingen: 

Wij brengen de gegevensverwerking in kaart (welke gegevens verwerken we en met welk doel, waar komen deze vandaan en met wie delen we deze gegevens?) Na opname beginnen wij met het verzamelen van gegevens en maken hierbij gebruik van onderstaande formulieren/documenten: 

Zorgovereenkomst waarop o.a. NAW-gegevens, BSN nummer, telefoonnummer.

Deelnemersovereenkomst voor de dagbesteders waarin o.a. NAW-gegevens, afspraken over beeld en geluid; hierbij geeft u al dan niet toestemming om beeld en geluidmateriaal te verspreiden en met u te delen via het internet, Facebook, foto-album, website, media. 

Door u ondertekend voor akkoord. 

Informatieboekje over Woonerf Luscinia met allerlei informatie en afspraken. 

Door u ondertekend voor gelezen en akkoord.

Intakeformulier waarop naast de algemene informatie als naw-gegevens ook o.a. zorggegevens met ziektebeeld, doelen, mogelijkheden, motivatie 

Door u ondertekend voor akkoord.

Zorgdossier met o.a. biografische rapportage en voorgeschiedenis, kopie zorgpas, indicatiegegevens, kopie WA en ev. inboedelverzekering, Medicatiepaspoort en meditatiegegevens, ID-kaart ter controle , actueel zorgplan en evaluatieverslagen.

Door u ondertekend voor akkoord.

Verslag zorgplanbespreking (jaarevaluatie) waarop o.a. de evaluatie van de doelen. 

Door u ondertekend voor akkoord 

Zorgplan (voor bewoners) of Begeleidingsplan (voor dagbesteders) waarop o.a. voorgeschiedenis, ondersteuningsbehoefte, lichamelijk en psychisch functioneren, de doelen waarbij de bewoner/deelnemer op Woonerf Luscinia begeleiding krijgt. Beeld en geluid; hierbij geeft u al dan niet toestemming om beeld en geluidmateriaal te verspreiden en met u te delen via het internet, Facebook, foto-album, website, media. 

Door u ondertekend voor akkoord 

U heeft uiteraard altijd het recht om op uw toestemmingen terug te komen en dus het formulier aan te passen. 

Register van verwerkingsactiviteiten:

Dit is een apart document waarop wij onze gegevensverwerking in kaart brengen. Wij documenteren welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel we dit doen. Ook waar deze gegevens vandaan komen en met wie we ze delen. (Onder de AVG hebben wij een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat we moeten kunnen aantonen dat onze organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten (verwerkingsregister) is onderdeel van deze verantwoordingsplicht.) 

Gegevensbescherming: 

Wij verzamelen niet méér gegevens dan noodzakelijk en niet langer dan noodzakelijk. Dit doen wij mede door het uitvoeren van het verwerkingsregister. Wij zijn verplicht om de gegevens van onze cliënten 15 jaar nadat de begeleiding is gestopt te bewaren. –

Instellingen: 

Alle privacygevoelige gegevens worden op papier en digitaal bewaard. Op papier in mappen in een afsluitbare kast. Afgesproken is, wie hier toegang tot heeft. Digitaal in afgeschermde bestanden waarbij bepaalde functionarissen toegang tot hebben. De toegang is afgeschermd met inlogcodes.

Een functionaris voor gegevensbescherming: 

Bij Woonerf Luscinia is dit Leo van der Westen, zorgondernemer.

Meldplicht datalekken: 

We zijn verplicht om fouten die wij maken bij de gegevensverwerking te documenteren, zodanig dat de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) deze kan inzien en beoordelen. 

Toestemming gegevensverwerking: Voor sommige gegevensverwerkingen is toestemming van u als betrokkenen nodig . Zoals bij het overzicht van de verwerkingsgegevens gemeld laten wij ouders/vertegenwoordigers van onze bewoners/deelnemers toestemming geven indien we iets met deze gegevens doen (verwerken betekent in dit verband – doorsturen naar externen i.v.m. continueren zorg). Ook hier wijzen wij u weer op het recht dat u heeft om uw toestemming in te kunnen trekken. 

Naast versterking van de bestaande rechten krijgen mensen door de AVG een aantal aanvullende rechten. 

Recht op vergetelheid 

U heeft het recht om Woonerf Luscinia  te vragen de persoonsgegevens van (voormalige) bewoner/deelnemers te verwijderen. Daarnaast kunt u eisen dat Woonerf Luscinia  de verwijdering doorgeeft aan alle andere organisaties die deze gegevens van Woonerf Luscinia  hebben gekregen.